Pengendalian Dokumen

Dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu harus dikendalikan, merupakan pernyataan yang ditekankan dalam standar ISO 9001 yang harus menjadi perhatian oleh pimpinan dan semua pejabat yang ada di instansi dan di badan usaha.
Apa arti dan maksud pengendalian dokumen tersebut?
Bagi masyarakat umum, pengendalian dokumen merupakan istilah baru kita dengan dan permasalahan baru apabila suatu intansi atau badan usaha harus menerapkan sistem manajemen mutu, karena kita semua tidak terbiasa bekerja dengan keteraturan dan kerapihan dokumentasi.
Dijamin bahwa dokumen yang ada dihadapan kita adalah dokumen yang valid dan layak digunakan serta tidak terdapat kesenjangan atau tumpang tindih diantara pernyataan-pernyataannya yang ada pada dokumen tersebut. Dokumen sistem manajemen mutu harus pasti dan jelas.
Dokumen yang digunakan dalam penerapan sistem manajemen mutu harus diterbitkan dalam kondisi yang sah, bukannya dokumen yang masih diragukan atau tidak jelas penerbitannya. Apabila dokumen tersebut diterbitkan secara internal harus disahkan terlebih dahulu oleh pimpinan intansi yang harus dibubuhi tanda sah oleh pegawai yang berwenang menyatakan dokumen tersebut telah sah untuk diterapkan sesuai kebutuhannya.
Dokumen sistem manajemen mutu tidak hanya dokumen-dokumen yang dibuat untuk memenuhi persyaratan ISO 9001 saja, tetapi juga menyangkut semua dokumen, termasuk dokumen eksternal yang digunakan sebagai acuan kerja dalam kegiatan instansi. Buku-buku referensi yang digunakan sebagai dokumen acuan, yang berupa dokumen standar produk (SNI, JIS, ASTM, ASTHOO dll) dan standar proses yang dipublikasikan secara umum, maka harus diberlakukan sebagai dokumen sistem manajemen mutu.
Peraturan perundang-undangan, surat keputusan pimpinan, surat edaran merupakan dokumen administrasi intansi yang tidak dapat dilepaskan dari sistem manajemen mutu.
Dengan demikian dapat dipastikan bahwa dokumen sistem manajemen mutu mencakup semua dokumen resmi yang digunakan dan yang dapat mempengaruhi seluruh kegiatan instansi dan badan usaha. Kesemua dokumen tersebut harus diidentifikasikan dan dipastikan bahwa dokumen layak digunakan sebagai pedoman atau referensi atau acuan kerja..
Dokumen yang dianggap tidak berlaku atau kadaluarsa harus diberi tanda khusus untuk diketahui bahwa dokumen tersebut tidak boleh digunakan lagi dalam kegiatan kerja, terutama apabila dokumen tersebut disimpan sebagai arsip yang memiliki arti historis bagi keperluan selain sistem manajemen mutu.
Dalam periode tertentu, setidaknya setiap tahun semua dokumen harus ditinjau ulang (direview) kondisinya, apakah dokumen masih layak digunakan atau harus diperbaiki dan ditingkatkan karena perkembangan teknologi yang menyebabkan perubahan prosedur dan ketentuan dalam dokumen tersebut.
Apabila terdapat prosedur atau ketentuan dalam dokumen perlu diubah, maka harus dilakukan revisi dan apabila masih sesuai dan layak digunakan, maka dokumen tersebut tetap digunakan sebagaimana mestinya. Harus dipastikan bahwa dokumen yang digunakan adalah dari edisi penerbitan yang mutakhir.
Apabila menggunakan standar nasional atau internasional yang memiliki edisi penerbitan, maka harus dipastikan bahwa standar tersebut adalah edisi muthakhir. Demikian pula apabila mereferensikan peraturan perundang-undangan, harsu dipastikan buku peraturan perundang-uangan tersebut adalah yang mutakhir.
Selamat dan sukses. Silakan klik : larendoesoen@gmail.com


BERITA LAINNYA
15/12/2008
 
INFO PELELANGAN
+ Index Info Pelelangan
 
 
POLLING
Bagaimana menurut anda informasi yang di tayangkan di website GAPENSI ?

Sangat Bagus
Bagus
Cukup Bagus
Kurang Bagus



Total : 618
Lihat Hasil Polling

 
© 2009 GAPENSI.org - All rights reserved, Web Development By GRATAMACO